Kun juhlan päivämäärä on päätetty, seuraava iso askel on juhlapaikan varaaminen. Ravintola on monelle helppo valinta, koska tila, tarjoilu ja henkilökunta tulevat samasta paikasta. Sopimuksen yksityiskohdat kannattaa kuitenkin käydä läpi huolella jo ennen varausta. Kun tiedät etukäteen, mitä kysyä, vältät ikävät yllätykset sekä juhlapäivänä että laskua maksaessa. Kokosimme tähän kysymykset, jotka kannattaa esittää jokaiselle ravintolalle, jota harkitset.
Sopiiko tila juuri teidän juhlaanne?
Ensimmäinen asia on tilan koko ja muoto. Kysy, kuinka monta vierasta tilaan mahtuu istumaan ja kuinka moni seisomaan, sillä luvut eroavat usein selvästi. Selvitä myös, onko tila yksityinen vai jaetaanko se muiden asiakkaiden kanssa, ja voiko pöytäjärjestystä muuttaa. Jos juhliin kuuluu puheita, esityksiä tai tanssia, varmista, että niille löytyy paikka. Tila kannattaa käydä katsomassa etukäteen, mieluiten samaan vuorokaudenaikaan kuin juhla on tarkoitus pitää, jotta näet valaistuksen ja tunnelman omin silmin.
Esteettömyys on helppo unohtaa. Kysy, pääseekö tilaan ilman portaita, onko lähellä esteetön wc ja mistä vieraat löytävät pysäköintipaikan tai lähimmän joukkoliikenteen pysäkin.
Mitä menuun ja hintaan sisältyy?
Ravintoloilla on yleensä valmiita juhlamenuja, mutta niiden sisältö vaihtelee paljon. Pyydä kirjallinen kuvaus siitä, mitä hintaan kuuluu: ruokalajit, juomat, kahvi ja kakku, tarjoiluhenkilökunta, liinat ja astiat. Kysy myös, laskutetaanko lopullinen hinta varatun vai toteutuneen vierasmäärän mukaan ja mihin mennessä vierasmäärää voi vielä tarkentaa. Vinkkejä menun koostamiseen löydät juhlamenu-sivultamme.
Erityisruokavaliot kannattaa ottaa puheeksi jo tässä vaiheessa. Hyvä ravintola kertoo, miten se huomioi allergiat ja miten annokset merkitään tarjoilupöytään. Lisää aiheesta voit lukea artikkelistamme erityisruokavaliot juhlissa.
Aikataulu, ohjelma ja koristelu
Selvitä, kuinka pitkäksi aikaa tila on käytössänne ja mitä lisäaika maksaa, jos juhla venyy. Kysy myös, milloin pääsette koristelemaan ja tuomaan omia tavaroita ja milloin tilan on oltava tyhjä. Jos haluatte tuoda oman kakun, kukat tai juomat, tarkista, onko se sallittua ja peritäänkö siitä erillinen maksu.
Musiikki ja ohjelma ovat oma kokonaisuutensa. Joissakin ravintoloissa on valmiina äänentoisto, mikrofoni ja tanssilattia, toisissa kaikki pitää järjestää itse. Jos tanssi on tärkeä osa iltaa, kannattaa suosia paikkaa, jossa puitteet ovat valmiina, niin illan rakentaminen helpottuu huomattavasti.
Varausmaksu ja peruutusehdot
Ennen kuin allekirjoitat mitään, lue varaus- ja peruutusehdot kunnolla. Kysy, peritäänkö ennakkomaksu, palautetaanko se peruutuksen yhteydessä ja miten ehdot muuttuvat juhlan lähestyessä. Selvitä myös, kuka on yhteyshenkilönne ravintolassa ja onko hän paikalla itse juhlapäivänä. Kaikki sovittu kannattaa pyytää sähköpostitse, jotta molemmilla osapuolilla on sama käsitys asioista.
Lopuksi
Hyvin valmisteltu varaus antaa sinulle vapauden nauttia omista juhlistasi. Kun tila, menu, aikataulu ja ehdot on käyty läpi etukäteen, juhlapäivänä ei tarvitse miettiä muuta kuin vieraita ja hyvää seuraa. Vertaile rauhassa useampaa vaihtoehtoa ja valitse paikka, jonka henkilökunta vastaa kysymyksiisi selkeästi ja ystävällisesti.
